Fase 1. Preparación antes del viaje: empezar a acompañar antes de la llegada
La acogida empieza mucho antes del primer día en la oficina. Esta fase es clave para disminuir incertidumbre y construir confianza. Que la persona llegue con un mapa mental claro: qué pasará, con quién hablar y qué necesita tener listo, es muy importante.
En este sentido, acciones como compartir información práctica sobre la empresa y la ciudad de destino, y definir un canal claro de contacto e incluso una persona de referencia que resuelva sus dudas es un diferencial. Además, apoyarle en todo el tema de la gestión de la documentación (visado, contrato, seguros, certificado médico, etc.) o temas logísticos del viaje (vuelos, traslados, recibimiento en el aeropuerto) es algo muy valorado por los profesionales.
Fase 2. Llegada y primeros días
Los primeros días suelen estar llenos de gestiones y decisiones. Aquí el acompañamiento marca la diferencia. La idea es convertir un aterrizaje estresante en una experiencia ordenada y humana. Ofrecer apoyo en la búsqueda de vivienda, orientarle sobre zonas, transportes, precios y contratos de alquiler, así como temas bancarios, de telefonía y todo el tema administrativo (empadronamiento, seguridad social, NIE, temas fiscales, etc.) es algo que con ayuda se lleva a cabo de una manera ágil y sin embargo, si no tienen ayuda les resulta muy engorroso.
Fase 3. Incorporación en la empresa: onboarding + integración real con el equipo
Aquí ya entra el “onboarding” clásico, pero adaptado a una realidad internacional: el reto no es solo aprender procesos, sino sentirse parte. Es importante que el/la profesional entienda cómo se trabaja y sobre todo generar vínculos desde el inicio. En esta fase es importante dedicarle tiempo y ofrecerle un kit de bienvenida, que esté con el departamento de personas, que pueda repasar condiciones laborales y expectativas y en la medida de lo posible organizar actividades de integración con el resto del equipo.
Fase 4. Adaptación e integración social: cuidar la parte cultural y emocional
La adaptación no es automática, aunque compartamos idioma. Hay diferencias de estilo comunicativo, costumbres, burocracia, horarios y normas sociales que pueden afectar al bienestar e incluso al rendimiento. En la medida de lo posible hay que evitar que la integración dependa únicamente de que la persona se adapte. No debemos olvidarnos de la parte humana y del cambio que ha realizado el/la profesional con esta decisión.
Fase 5. Seguimiento y evaluación: medir, escuchar y ajustar
Un buen plan no termina cuando la persona ya “está trabajando”. Termina cuando está integrada, segura y con un camino claro. Detectar a tiempo fricciones, reforzar lo que funciona y convertir la acogida en proceso replicable. Es recomendable hacer tras un tiempo razonable, una evaluación y valorar su adaptación, el desempeño y necesidades que pueda tener el/la profesional.
Implementar un plan de acogida específico para profesionales de Latinoamérica no es un “extra”: es una inversión directa en experiencia, pertenencia y rendimiento. Cuando la empresa acompaña de forma estructurada en lo administrativo, lo laboral y lo humano, la integración se acelera y la incorporación se vive con confianza.
